2013.04.10更新

会計ソフトの打ち合わせにて
消費税の増税が話題に上がりました。


消費税が増税されれば
当然会計ソフトは増税に対応した改良が必要になります。


利用する側としては


ソフトの買い替えや更新に新たな費用が
必要な場合もあるでしょう。


今回は、2段階で税率が変更になる予定です。


年間管理費や税率変更のたびに
更新費用を払うのはもったいないですから


ソフト利用に新たなコストが本当に必要なのか
検討しておくべきでしょう。



ちなみに弊社では


月額380円の会計ソフトレンタルも行っておりますが
こちらは更新費用などは今のところ一切かからない予定だそうです。


顧問先にもありがたい限りですね。



中小企業の簡単にできる経理効率化、IT化は
京都の中田税理士事務所まで


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2013.01.07更新

今日から仕事開始の方も多いと思います。
本年もよろしくお願いいたします。


経理の合理化について
今日は書きます。


素早く数字を把握するために
忙しいなかから時間を生み出すために


効率化を図れるところは
どんどん図っていかなければなりません。


時間は利益の源です。


今日はネットバンキングのメリットを
2つご紹介。


まず、パソコンの前で
銀行手続きが完了できること。


取引先への支払や入金確認
給与振込などすべてパソコンの前で座ってできるようになります。


次に、経理処理の省略。


通帳で行われる取引は、会計ソフトへ
「日付、金額、内容、取引に応じた科目」など最低4項目の入力が必要になります。


ネットバンキングを活用すると


取引データのダウンロードが可能となり
4項目のうち3つは既に入力されたデータが手に入る。


つまり、入力業務が1/4になるということです。
=かかる時間も1/4に。



注)
データを会計システムに自動移行する
システムが必要になります。


時間を創りたい方にはお薦めです。




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2012.11.27更新

CRM(顧客管理)システムの
セミナーを受講してきました。


有名なシステムでは


大塚商会のSMILEシステムや
Salesforce(セールスフォース・ドットコム)
顧客創造日報シリーズなど


シェアとしては乱立状態のようです。


社内で複数のメーカーのシステムを使うと


システム間の連動が効かず
時間と労力の無駄につながります。


これではせっかくのデータ管理も
効力半減になってしまいますね。


ただ、システムが違うものは
今さらどうにもできません。


全てを同じメーカーでできれば理想ですが
なかなかそうもいきませんので


間をつなぐプログラムをつくり
データの連動をスムーズに行いたいところです。



弊社でも銀行データや顧客管理システムEXCELデータなどと
会計システムをつなぐプログラムを作っていますが


一度、データが連動すると
その後の業務は大幅に効率化されます。


なんとかならないかなぁと思っているシステム同士は
つないで効率化しましょう。



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2012.11.14更新

事業を行ううえで
様々なデータや数字を把握・管理する必要が生じます。


販売管理や顧客管理、給与などのソフトを使う方や
EXCELなどで応用する方もいます。


そして多くの方は最終的に申告が必要なため
会計ソフトを利用されます。


会計ソフトとその他のソフト間で


データの連携ができないケースが多いため
会計ソフトには別途、手入力という方がとても多い。


税理士を巻き込んで


ソフト間を連動するシステムを導入すれば
無駄な時間とコストが削減できます。


なぜ税理士を巻き込むかというと


連動するシステムには
税務上の情報も加味しておく必要があることと


会計データの監査(チェック)に
税理士も関わるためです。


最終のゴールまで見据えた
業務効率化を目指しましょう。



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2012.10.08更新

こちらの記事の続編です。


事業を行ううえで
様々なソフトを活用します。


その最終地点に会計ソフトがあります。


そのため業務の効率化、IT化には
税理士を巻き込みましょうというのが先日の記事でした。


実際に効率化、IT化を図ろうとした場合


例えば、販売管理ソフトと会計ソフトが同じ業者であれば
スムーズにデータがやり取りできるでしょう。


ただ、全部を同じ業者でというのもなかなか困難。


そこで、ソフト間で連動できない場合は
EXCELを間に挟んでデータ移行をスムーズに行えるようにします。



今時のソフトであれば
EXCELデータでの吐き出し、吸い込みはできるでしょう。


データの再入力は
時間とコストがもったいないですからね。


今まで時間と手間をかけていた業務が一瞬で終わる。
ちょっとした工夫が利益につながります。


ただし、残念ながら連動出来ないソフトも存在しますので
事前に確認が必要です。



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2012.10.01更新

先日の記事について
質問をいただきましたので回答いたします。


【質問】


「事務業務の効率化に
税理士を巻き込む意味がよくわかりません」


【回答】


事業を行ううえで
様々なソフトを利用されていると思います。


個々のソフトが連動しないと
非常に効率が悪くなり時間やコストがかかります。


最終的な経営数値の集合場所が
会計ソフトであるため


本当の意味でのデータの一本化は
会計ソフトも含めないと効果が半減します。


実際、他の日常業務は一本化できているのに
会計ソフトだけは今も手入力・・


こんな話もよく聞きます。
非常にもったいないと思います。


会計ソフトだけ一本化できないなんてことは
今の時代あり得ません。



そこを一本化するには


会計の知識と税務の知識が必要になってきますので
税理士を巻き込んで一本化を目指しましょうということです。



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2012.09.21更新

事業を行っていると
様々な取引が発生します。


その取引を様々なデータ形式で持っている。


例えば


販売管理や預金ネットバンキングデータ、給与ソフト
EXCELデータ、会計システムなどです。


データ形式が違うと


そのデータを移動させるのに
時間とコストがかかります。


それが社内で起こるのか
外注先で起こるのかはそれぞれです。


できれば


データを一本の形式で統一し
時間とコストを下げたいところです。



データの最終地点として


会計データがありますので
この統一作業には税理士の協力が不可欠でしょう。


税理士の使っている会計システムにより
それが出来ない場合もあるようですから・・・


自社の業務を効率化したい場合は
税理士も巻き込んでくださいね。



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2012.09.06更新

顧問先へ毎月の数字を報告する際
数字から見えてくる問題点を質問します。


数字はあくまで過去の結果です。


そこから問題を見つけ出し
事業を良くしていくために使わないと意味がありません。



ただ金融機関に提出するためだけでは
もったいない・・・


昨日は、数字の報告から


「失客率をどう低下させていくか」という
テーマになり(※一般消費者向けのサービス業)


忙しさから


既存のお客様に対してのアプローチが
きっちりできていないことがわかりました。


既存のお客様にまた来ていただく。


そのアプローチをきっちり行うことで


余計な広告費や割引をする必要がなくなり
結果として利益が出る。


この方向に進まなくてはいけません。


ということで


今まで効率の悪かった顧客管理の方法を
簡素化するシステムを作ることとなりました。


事業の次につながる一手を一緒に考え
結果に出るのを見続けることができるのは


やりがいもあり、嬉しい仕事ですね。


メルマガでは
もう少し詳しくシステムのことを書きたいと思います。


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2012.08.20更新

○経営判断の根拠となる数字が早く出来上がる
○間接部門を効率化することで時間とコストを削減できる


経理合理化を行う主な理由はこの2つです。


事業を行えば


取引が起こり、紙が生まれ
システムへの入力が生まれます。


効率化するには


①紙を生まないようにする(データからデータへ直接移管)
②入力を1度にする



この取組みを起こす必要があります。


データの最終地点である会計データ(決算書)に


会計事務所が関わりますので
会計事務所を巻き込めば、効果がさらに上がります。


・データ形式が違う

・経理を一部外注している

・慣れている


といった理由で行わないのは
費用対効果を考えると非常にもったいないですね。


・データ形式が違う→簡単なプログラムを組むことで対応可能

・経理を一部外注している→外注先に協力してもらいましょう

・慣れている→より良い改善をしていきましょう


空いた時間・コスト分、他にエネルギーを注げます。





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2012.08.16更新

以前の記事の続編になります。


経理の合理化による
時間とコストの削減を目指すなら


極力、紙ベースでの処理を減らす必要があります。


ネットバンキングなどをこのブログでも
ご紹介していますが


他にもカード決済や交通費精算などは
初めからデータ化したものを利用します。


具体的には


カード明細やSUICA、ICOCAなどの明細をダウンロードし
直接会計システムへ吸収できるシステムを作ります。


もちろんカード会社と会計システムの会社は
違いますのでデータ形式が異なり


そのままでは移行できません。


ただし、移行するプログラムを作ることは可能ですから


経理作業の途中に紙をはさんでいる。
データの移行に入力業務が入ってしまう。


こんな場合は


機械のいい所である
正確性と即時性を最大限活用することを検討しましょう。



余計な人件費や税理士事務所・記帳会社などへの外注費がかかる。
経営数値の判断が遅くなる。


といったデメリットを解消できます。



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